Qu’il s’agisse d’un salon, d’une foire ou d’une exposition, estimer le coût d’une participation est crucial pour les grandes entreprises et encore plus pour les petites. Le budget de ces dernières n’étant pas extensible, anticiper l’enveloppe globale au plus près permet d’évaluer la rentabilité d’un stand et de faire les bons choix.
Dans ce guide, nous passons en revue les différents postes de dépenses à prévoir dans le cadre d’une présence à un événement pour vous permettre de chiffrer le prix de votre stand.
L’emplacement du stand sur le salon
Les prix relatifs à la location de l’emplacement du stand en lui-même varient beaucoup selon qu’il s’agit d’un événement BtoB ou BtoC. Pour plus de simplicité, nous nous concentrerons ici sur les salons et foires BtoB.
Si vous participez à un événement de grande ampleur tel que la Foire de Paris ou Japan Expo, il y a fort à parier que vous aurez le choix entre des emplacements dans différentes gammes de prix.
Cela s’explique par la fréquence de passage et la proximité avec une zone d’intérêt au sein du salon. Généralement situé entre 150 et 200€ du mètre carré, le choix de l’emplacement doit être mûrement réfléchi.
En effet, si un tarif moins élevé vous permettra de réaliser quelques économies sur le moment, être relégué dans une zone moins passante, moins accessible ou moins éclairée aura un impact sur l’ensemble de votre présence à l’événement et donc sur sa rentabilité…
Le stand : location ou achat ?
Le coût de votre stand sera très différent selon que vous opterez pour la location d’un stand d’exposition avec de grandes possibilités de personnalisation mais quelques contraintes en termes de rendu ou pour un stand sur-mesure entièrement personnalisable.
Sans surprise, le second sera bien plus onéreux puisqu’il nécessitera des structures fabriquées pour l’occasion ainsi qu’une main d’œuvre plus importante.
Selon vos ressources mais aussi vos envies, Design-R vous propose des options à des prix très abordables (stands portables de type enrouleurs ou parapluies), intermédiaires (stands modulaires réutilisables en location) ou plus ambitieux (stands sur-mesure à usage unique). Pour permettre à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, de s’exposer.
La décoration du stand
Le calcul ne s’arrête pas là puisqu’il va vous falloir également considérer la décoration de votre stand afin que celui-ci soit attractif.
Et les options ne manquent pas : comptoir, bar, chaises, tables, canapé, kakémonos, totems, enseignes suspendues, écrans, tablettes tactiles, plantes, moquette, dispositif d’éclairage, sonorisation et même parfum d’ambiance !
D’un élément de décoration à l’autre, les tarifs peuvent par ailleurs varier suivant les matériaux et le niveau de finition choisis.
Pour les petites surfaces comme pour les grandes, Design-R se charge de la conception de votre stand de A à Z, pour un espace qui vous ressemble, peu importe votre budget !
L’animation du stand
Dans le prix de votre stand, il vous faut aussi inclure l’ensemble des dispositifs d’animation ainsi que les frais liés au personnel sur place (commerciaux, hôtes et hôtesses…).
Cela inclut notamment les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration. Dans les deux premiers cas, nous vous recommandons de réaliser vos réservations au plus vite afin de bénéficier des meilleurs tarifs et d’hôtels bien situés.
À cela, il vous faudra peut-être envisager de recourir aux services d’un animateur professionnel, voire d’un influenceur de votre secteur ou même d’un groupe de musique si vos ressources le permettent.
La logistique
N’oubliez pas non plus d’anticiper les frais liés au transport aller et retour si vous décidez de conserver le stand ainsi qu’à l’installation (montage, raccordement au réseau électrique et d’eau, internet) et au démontage.
Si vous souhaitez conserver le stand mais ne pouvez pas l’entreposer dans vos locaux, nous vous proposons une prestation de stockage de plusieurs mois ou plusieurs années. Cela vous permet d’accéder à une solution plus écologique pour vos événements.
La communication
Pour faire de votre stand une stratégie rentable, vous aurez besoin d’un personnel convainquant et… De supports de communication.
Cela passe bien sûr par les catalogues, plaquettes, brochures et autres flyers mais également par les goodies, cadeaux, échantillons ou testeurs.
Enfin et pour maximiser la présence sur votre stand, n’oubliez pas d’allouer une partie de votre budget à la promotion pré-événement, notamment via l’emailing, la publicité sur les réseaux sociaux et les moteurs de recherche ou encore l’organisation de concours. Le jour J, prévoyez bien sûr la présence d’un community manager pour couvrir l’ensemble de l’événement.