Le salon auquel vous participez touche à sa fin et vous vous préparez déjà à clore ce chapitre pour retourner à vos activités courantes ?
Sous-estimer le post-événement est probablement l’erreur la plus fréquente et la plus coûteuse pour les entreprises et les marques. En effet, c’est souvent à cette étape que se joue le véritable ROI d’une participation à un salon.
Du démontage à la préparation du prochain temps fort, découvrez dans ce guide comment réaliser un bilan et bien gérer “l’après événement” pour en maximiser l’impact.
Étape n°1 : le jour du démontage (logistique et collecte)
Bien que fastidieuse, cette première étape est essentielle pour préserver les ressources matérielles et humaines qui seront peut-être mobilisées l’année prochaine.
Le jour du démontage, prenez donc le temps :
- D’inventorier le matériel du stand en évaluant l’état d’usure (ou de casse) et en énumérant les consommables à renouveler
- De rassembler l’ensemble des goodies non distribués pour un prochain événement
- De trier vos déchets suivant les consignes dictées par l’organisateur
- De retourner le matériel en location (décoration, mobilier, machines…)
- De centraliser tous les contacts collectés sur le stand
- De prendre, si besoin, quelque photos supplémentaires pour votre communication
- De débriefer à chaud avec l’équipe en place afin d’obtenir leurs premières impressions et de la remercier chaleureusement
Votre temps et/ou vos ressources humaines sont comptés ? Standiste en Île-de-France depuis près de 30 ans, Design-R est à vos côtés, autant durant la phase de design et de conception de votre stand que de démontage et, si nécessaire, de stockage au sein de nos enceintes.
Étape n°2 : dans les 48/72h (relance commerciale)
Les deux à trois jours suivant un événement correspondent à la période durant laquelle celui-ci est encore vivement imprégné dans l’esprit de ses visiteurs.
Dans votre rétro-planning, prévoyez donc les tâches ci-dessous dès votre retour au bureau :
- Réaliser un ou plusieurs emails de remerciement personnalisés en fonction du contact
- Envoyer des demandes de connexion sur LinkedIn
- Inviter les personnes ayant donné leur consentement dans des groupes LinkedIn ou forums privés affinitaires
- Saisir l’ensemble des leads récoltés dans le CRM en ajoutant autant de détails que possible glânés durant les conversations
- Publier un premier post “d’après événement” sur les réseaux sociaux (remerciements, photos, moments clés…)
- Mettre à jour le site si des nouveautés ont été présentées
- Effectuer la ou les délibérations des jeux concours
Étape n°3 : la semaine suivante (qualification et suivi commercial)
Pour maximiser vos chances de transformer des leads en prospects, voire en clients, les contacts obtenus durant l’événement doivent être sollicités dès la semaine suivante.
Pour ce faire :
- Traitez les devis et commandes réalisées sur le stand d’exposition
- Segmentez les contacts au sein de votre CRM : prospects chauds/froids, partenaires/presse/clients…
- Attribuez les leads aux bons interlocuteurs commerciaux (par région par exemple)
- Planifiez l’ensemble des rendez-vous, des appels et/ou des emails de suivi
- Collectez autant de données que possible que vous pourrez ensuite exploiter dans vos différents supports de communication (nombre de visiteurs sur le stand, nombre d’ateliers, de démos, d’utilisation d’un hashtag, témoignages etc.)
Étape n°4 : dans le mois (communication post-événement)
Les leads traités, vous pouvez à présent vous consacrer à la communication post-événement, un moyen supplémentaire de valoriser votre présence sur le salon auprès d’un public qualifié et, pourquoi pas, de donner envie à d’autres de participer à la prochaine édition.
La communication post-événement comprend :
- La publication d’un article sur le blog récapitulant les annonces réalisées durant le salon ou résumant les différentes interventions qui ont eu lieu sur votre stand
- L’envoi d’un communiqué de presse reprenant les grands chiffres et annonces
- La réalisation d’une vidéo bilan permettant aux visiteurs présents de se remémorer l’événement
- L’intégration des différents médias (photos et vidéos) sur les différents supports de communication
- L’envoi d’une newsletter aux prospects et clients revenant sur les temps forts
- La publication du podcast si une captation a eu lieu sur le stand avec des invités, des experts, des utilisateurs…
La mise en ligne d’interviews d’intervenants réalisées durant l’événement en les mentionnant sur les réseaux sociaux et, pourquoi pas, en optant pour du crossposting pour en maximiser la visibilité.
Étape n°5 : dans le trimestre (bilan et apprentissages)
Pour déterminer si votre présence à l’événement ou au salon a été rentable et si une prochaine édition est envisageable, prenez le temps :
- De débriefer de façon structurée et exhaustive avec toutes les équipes impliquées
- De régler les dernières factures et d’effectuer un décompte final des sommes engagées (à mettre en regard avec le budget initialement prévu)
- De faire le point sur les KPI : leads générés, coût par contact, RDV obtenus, nombre de brochures distribuées, nombre de rendez-vous pris, nombre de participants aux jeux concours, évolution du trafic sur le site ou sur une landing page précise, nombre de ressources téléchargées (livre blanc), nouveaux followers, commentaires et partages sur les réseaux sociaux…
- D’évaluer le chiffres d’affaires potentiel réalisé sur le stand (consultez notre guide dédié pour évaluer la rentabilité d’un salon professionnel)
- D’identifier ce qui a fonctionné et ce qui doit être amélioré (stand, discours, positionnement, prestataires…)
- De calculer le bilan carbone de votre présence en dégageant des axes d’amélioration (stand modulable en location, matériaux plus vertueux, supports numériques, signalétique réutilisable…). L’ADEME met de nombreuses ressources à la disposition des professionnels de l’événementiel et des entreprises pour réaliser un bilan écologique
- De construire un document interne de référence pour le prochain salon
- De planifier d’ores et déjà de futures actions (logistique, communication, formation, invitations…)