Étape importante dans la vie d’une entreprise, la participation à un salon professionnel représente aussi souvent un investissement financier et humain conséquent.
Design du stand, coordination des équipes, préparation des supports de communication, relances commerciales… Être présent à un événement peut vite devenir un casse-tête, surtout lorsque l’on manque d’expérience.
Heureusement, la plupart des erreurs commises par les exposants débutants sont aussi prévisibles qu’évitables. Voici les 9 pièges les plus courants identifiés par nos équipes avec, pour chacun, la posture à adopter pour les contourner et réussir son événement.
Erreur n°1 : organiser sa participation au dernier moment
Exposer sur un salon professionnel est tout sauf anodin puisqu’on estime que cela requiert environ un an de préparation. Ce délai vous semble excessif ? Et pourtant, s’organiser au plus tôt n’a que des avantages.
Planifier très en amont vous permet ainsi de :
- Définir les objectifs de participation : avoir des objectifs clairs est essentiel pour la réussite d’un salon et guide l’entièreté des décisions, du choix de l’événement au stand à privilégier en passant par la stratégie de communication
- Maîtriser au mieux votre budget : avoir plusieurs trimestres d’avance vous permettra de prendre le temps de choisir votre standiste ainsi que vos matériaux et d’éviter les surcoûts d’impressions en urgence
- Maximiser l’impact de votre stand : vous organiser dès l’ouverture des réservations vous ouvrira un plus grand choix d’emplacements au meilleur coût
- Préparer au mieux vos équipes et supports de communication pour ne pas être démunis le jour J
Erreur n°2 : ne pas communiquer en amont
La participation à un événement peut être très onéreuse, particulièrement si vous êtes une petite ou jeune structure. Il est donc crucial de mettre tout en œuvre pour la rentabiliser.
Parce qu’un stand ne peut porter l’ensemble de la communication à lui seul, il convient d’annoncer sa participation à un salon professionnel plusieurs semaines en avance via par exemple :
- Le référencement dans la liste des exposants de l’événement
- La création d’une page d’atterrissage dédiée sur votre site
- Des publications sur les réseaux sociaux
- Une newsletter
- Un communiqué de presse
- …
Erreur n°3 : ne pas hiérarchiser l’information sur son stand
Lorsque l’on participe à un salon pour la première fois, il peut être complexe de prioriser les messages à valoriser sur son stand.
Pour être réellement efficace, un stand doit communiquer une seule promesse forte et compréhensible en seulement quelques secondes.
Les flyers, brochures et autres catalogues mais également les démonstrations et échanges one to one auront ensuite pour objectif d’approfondir le message en exposant tout ou partie des produits et services proposés par l’entreprise.
En effet, gardez toujours en tête que la concurrence est féroce et que vos visiteurs manquent cruellement de temps.
Erreur n°4 : ne pas tenir compte de la circulation
Un stand encombré agit comme un véritable repoussoir. La facilité de circulation et l’organisation sur le stand sont donc cruciales pour maximiser le nombre de contacts durant l’événement.
Pour cela, prévoyez une zone d’accueil, un espace de démonstration et, pourquoi pas, de discussion plus calme. N’oubliez pas non plus l’indispensable réserve pour y entreposer les cartons de goodies, les vêtements et sacs de l’équipe ainsi que l’eau et la nourriture, au risque de voir votre espace visible se transformer en véritable chaos.
Privilégier enfin le mobilier fonctionnel, polyvalent et modulable comme un comptoir pliable pour stand par exemple et mettez l’ensemble en valeur grâce à un bon éclairage en hiérarchisant les lieux par intensité de lumière. Cela vous permettra, par la même occasion, d’obtenir des clichés de qualité à partager sur votre site ou vos comptes sociaux.
Erreur n°5 : ne pas former son équipe
Le plus beau des stands ne pourra jamais compenser une équipe passive ou désorganisée. Pourtant, la qualité du contact humain demeure l’un des plus importants leviers de conversion.
Prenez donc le temps nécessaire pour former vos collaborateurs à l’accueil, aux éléments de langage de l’entreprise et au fonctionnement des produits ou services à présenter.
L’objectif de leur participation au salon ainsi que les messages à porter doivent être limpides et leur permettre de distinguer ainsi les visiteurs intéressés des simples curieux.
Si possible, investissez dans une tenue qui permettra d’identifier votre équipe sur le salon. Un t-shirt ou un polo de qualité, à la coupe moderne et à vos couleurs est déjà un très bon début.
Erreur n°6 : miser uniquement sur le visuel
Un stand aussi beau soit-il convaincra peu de visiteurs s’il semble sans vie. Heureusement, il existe mille et unes possibilités pour dynamiser un stand sur un salon professionnel :
- Prévoir une question d’accroche pour engager les passants
- Proposer une pause gourmande avec des bouchées traiteur salées et sucrées
- Organiser des jeux concours
- Réaliser des démonstrations produits
- Tirer profit des nouvelles technologies en proposant une expérience en réalité virtuelle par exemple
- …
Erreur n°7 : ne pas gérer les leads récoltés sur le salon
Beaucoup d’exposants reviennent des salons avec de nombreuses cartes de visite sans autre élément de contexte.
Pour réussir votre gestion post événement, pensez toujours à prendre le contact des personnes avec qui vous échangez sur place et, une fois la discussion close, à noter autant de détails que possible (nom de la société, poste, besoins…).
Puis, dans les jours qui suivent le salon, saisissez l’ensemble de vos leads dans votre outil de CRM en les segmentant (chauds/froids) et planifiez des rendez-vous, appels et/ou mails de suivi.
Erreur n°8 : ne pas calculer la rentabilité de son stand
Calculer la rentabilité d’un salon professionnel permet de savoir si celui-ci a généré un gain ou une perte de chiffre d’affaires, de positionner l’événementiel en termes d’efficacité par rapport à d’autres leviers de communication et de faire valoir une potentielle nouvelle participation auprès de votre direction.
Pour cela, définissez en même temps que les objectifs du salon des KPI réalistes tels que le nombre de ventes, de leads, de souscriptions ou d’abonnements…
Erreur n°9 : considérer le stand comme une dépense et non un investissement
La tentation de rogner sur la qualité du stand, voire de le bâtir soi-même, est parfois grande chez les entreprises et les marques dans un contexte économique de plus en plus en tension.
Pourtant, négliger son stand est rarement un bon calcul puisqu’il s’agit du premier post de dépense mais aussi du premier contact physique avec l’organisation. Ne pas y accorder un minimum de moyens expose ainsi à des risques de :
- Taille de stand inadaptée à la surface
- Livraison tardive sur site
- Montage bâclé
- Équipements défaillants
- Matériel oublié
Autant de “détails” qui vous distingueront négativement de la concurrence et impacteront considérablement la rentabilité de votre stand ainsi que votre vision de la participation à des salons professionnels.
Ces pertes sont toutefois évitables en s’adressant directement à un expert du stand tel que Design-R, en capacité de fournir un accompagnement du design de l’espace jusqu’à son démontage et son stockage.
En optant pour un stand modulable en location, vous en maximisez même la rentabilité avec la possibilité de le réutiliser plusieurs fois par an tout en profitant d’une création à votre image.